记录管理程序正文参考

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东莞市某某塑胶制品有限公司程序文件
记录管理程序				文件编号	JD-ICTI-P-020
				发行日期	2005-08-01
版 本/版  次	A0	管控状态	受  控	页  次	第 2 页 共 4 页

 

文件修订履历

版本	修订理由与内容简述	修订日期	拟定	审核	批准

1.        目的 :

     对记录进行有效的管理,控制记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理,提供产品质量符合规定要求和体系有效运行的证据.

2.         适用范围:

     适用于质量体系与ICTI体系所有相关的记录控制.

3.          责任:

3.1管理者代表负责确保本程序完善、正确、持续地运行.

3.2各职能部门负责本部门各记录表格的拟制.文控中心负责审定和编号。

3.3各部门负责将有关记录收集、编目、归档、贮存、保管和处理.

4.          名词解释:

记录: 为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件.

5.          程序:

5.1记录:

5.1.1 记录包括产品记录和体系运行记录.

5.1.2 产品记录主要包括以下几类:

5.1.2.1产品的检验和试验报告.

5.1.2.2不合格产品及其处理记录.

5.1.3体系运行记录主要包括以下几类(但不限于以下内容):

    5.1.3.1内部审核报告和管理评审报告.

    5.1.3.2供应商的批准记录以及评定其表现的记录.

    5.1.3.3过程控制和纠正措施记录.

    5.1.3.4试验设备和仪器的校准记录.

    5.1.3.5人员的培训和资格记录.

    5.1.3.6合同评审资料

 5.2《记录清单》的拟制:

5.2.1文控中心拟制《记录清单》.

5.2.2《记录清单》说明保存部门、记录名称、记录编号、日期、保存期限等资料标识.

 5.3记录的填写:

    5.3.1记录的填写必须字体端正、清楚易辨认、真实有效。

 5.4记录的收集:

5.4.1各部门按《记录清单》进行记录的收集.

5.4.2记录收集后必须妥善归档和保管,确保无遗漏或损坏.

 5.5记录的编目和归档:

5.5.1记录装订后应易于查找.

5.5.2每个文件可加上贴纸标明所存的记录类别和范围.

5.5.3记录可分类以其编码形式归档.

 5.6记录的查阅:

5.6.1查阅记录应经相关人员的同意.

5.6.2当合同要求时,在商定期内记录可提供给客户或其代表评估时查阅.

5.6.3查阅人应保护好记录,不得作任何标记,不得损坏记录.

    5.6.4查阅后应交还.

5.7记录的贮存和保管:

5.7.1记录应存放于安全适宜的环境,以防止损坏、变质和丢失.

5.7.2记录的保存期限按《记录清单》要求进行,没有规定的保存期限定为一年.

5.7.3记录超过一定数量时,可用适当的用具装订起来集中存放(如包扎),但应加以标识.

 5.8记录的处理:

    当记录已过规定的保存期限,经部门经理/主任/主管同意后,保存部门对其可进行销毁.

6.         支持文件

    《记录清单》

 

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