付运文件资料的准备和处理程序

1、如何确保在付运前2天将文件传送给货运公司：xxq.

1)        船务部按照客户之交货期跟进生产工场的进度，在规定交货期前3天，如果尚未收到香港写字楼有关付运的资料，则会与香港业务运作部联络沟通，由香港业务运作部与客户联络了解有关之货运公司、走货船期、船公司、货柜等。xxq.
2)        在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后，香港业务运作部会发出付运产品之资料Booking传送给货运公司（FAX或专递等方式）。xxq.
3)        在走货前2天，船务部一般会收到船公司的一份Booking资料，香港业务运作部会Fax或跟文件袋形式交给船务部，船务部会依此做好出货前的资料Shipment Note给货仓成品组负责人备货，在出货当天船务部会根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署，然后签署"放行条"放车出厂。xxq.

2、如何确保收到足够的信息资料（查PO以及与客户联络）：xxq.

为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货的部门－－船务部需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。为了能够收到足够的出货信息资料，船务部需要根据客户之PO或与客户沟通联络，提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等，收到Booking资料在走货前2天，资料仍不齐全，则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。按期、按时正确准备好出货资料是船务部MBO中的重要一项。xxq.

3、如何验证按期付运货物的程序xxq.

由船务部根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与业务运作部联络预定车辆/货柜。货物有否按期付运主要依据Shipment Note上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。Shipment Note上会填写有付运资料（车辆号码、走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEM NO、PO NO、司机装货后签名确认等）。xxq.

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